Fin de chantier : faciliter l’information technique du maître d’ouvrage

Avec les règlementations toujours plus exigeantes, les bâtiments sont de plus en plus performants. Et par conséquent leur exploitation plus complexe. Plus que jamais, le succès des opérations d’entretien et de maintenance pendant la vie du bâtiment repose sur la connaissance des techniques et produits de construction mis en œuvre. C’est la finalité du dossier des ouvrages exécutés (DOE) : informer pour bien exploiter. Ce recueil de documents techniques est la base des données indispensables à la gestion technique du bâtiment. Son contenu et les règles de production s’y rapportant sont prévus dans les clauses administratives des marchés de travaux et de maîtrise d’œuvre¹. 
Rappelons que le DOE regroupe les informations techniques fournies par les constructeurs au maître d’ouvrage : principalement les plans d’exécution et les notices de fonctionnement des équipements (voir l’encadré « Les principales pièces du DOE », ci-dessous). De son côté, le maître d’œuvre met à jour les plans généraux qu’il adresse au maître d’ouvrage. Attention, le DOE ne peut être confondu avec le dossier d’intervention ultérieure sur l’ouvrage (DIUO). Ce dernier ayant pour unique objectif d’assurer la sécurité des ouvriers qui interviennent sur le bâtiment une fois en exploitation, après son achèvement (lire l’article intitulé « Le DIUO, ou comment sécuriser l’entretien-maintenance » également paru sur www.maf.fr). 

Dossiers encombrants 

En marchés publics comme en marchés privés, les cahiers des clauses administratives générales (CCAG) de référence1 prévoient la remise du DOE au maître d’ouvrage au plus tard lors de la réception des travaux. D’après ces textes, c’est au maître d’œuvre qu’échoit la mission de collecter les documents auprès des différentes entreprises, de vérifier leur complétude et leur conformité aux ouvrages exécutés. Dans la pratique, le processus, qui nécessite quelques échanges préalables à l’envoi au maître d’ouvrage entre l’entreprise et le maître d’œuvre, rend l’anticipation de cette tâche indispensable. Pour faciliter ce travail parfois fastidieux - et quelque peu encombrant pour les opérations d’importance -, quelques recommandations s’imposent. Ainsi, il est souhaitable :

1. de préciser dans les clauses administratives particulières (CCAP) du marché de travaux la liste des documents à fournir par l’entreprise, ainsi que leur circuit de validation et de transmission s’il déroge aux clauses générales ; 
2. de mettre en place une procédure dans laquelle l’entreprise adresse directement ses documents au maître d’ouvrage, après validation du maître d’œuvre, compte tenu de la lourdeur logistique que peut représenter pour ce dernier la collecte des documents de l’entreprise ;
3. de répartir en plusieurs étapes, en amont de la réception de travaux et selon l’importance de l’opération, la remise des documents par l’entreprise de manière à laisser le temps nécessaire au maître d’œuvre de les contrôler, voire d’en obtenir la mise à jour complète après observations ;
4. de prévoir, à défaut de remise des documents dans les délais :
   1. des pénalités dissuasives en cas de non remise des documents par l’entreprise dans le délai convenu ;
   2. l’établissement, en dernier recours, des documents par un tiers au frais de l’entreprise ;
5. d’exiger de l’entreprise qu’elle mette à jour ses plans d’exécution, suivant les observations faites par la maîtrise d’œuvre et l’exécution des travaux, dès la phase de préparation et à l’avancement des travaux sans attendre la fin du chantier. Cette anticipation présente deux avantages :
   1. elle permet de livrer à temps les documents ;
   2. elle permet aussi de disposer de plans d’exécution à jour des travaux exécutés en cas de défaillance de l’entreprise avant la réception de travaux.

Pour suivre ces recommandations, la MAF conseille à ses adhérents d’assister le maître d’ouvrage au moment de l’élaboration des marchés de travaux. 
Enfin, rappelons que, si le recours au numérique a considérablement facilité l’échange de documents entre les acteurs, ses multiples formats nécessitant des logiciels professionnels les rendent parfois difficiles à lire par la chaîne d’acteurs qui se succèdent après la réception des travaux. La remise au maître d’ouvrage d’un exemplaire papier du DOE, parallèlement à la transmission d’un dossier composé de fichiers numériques, est souhaitable. Le papier restant encore aujourd’hui, pour les futurs propriétaires, particuliers ou non, le plus pérenne des formats de lecture.

Les principales pièces du DOE
Le maître d’œuvre remet au maître d’ouvrage les plans généraux du bâtiment à jour des ouvrages réalisés. De son côté, l’entreprise remet en fin de chantier au maître d’ouvrage, si le marché le prévoit ainsi, les documents techniques conformes à l’exécution des travaux après validation par le maître d’œuvre. Ces documents sont généralement les suivants : 

• Les plans d’exécution, établis par l’entreprise, conformes aux travaux réalisés ;
• Les notices de fonctionnement, d’entretien et de maintenance des installations et équipements mis en œuvre, avec leurs modes d’emploi et éventuelles garanties ; 
• Les références des produits de construction mis en œuvre, avec leurs référentiels techniques et notices d’entretien ; 
• Les procès-verbaux de classement au feu des produits et d’essais acoustique, mécanique, etc. ;
• Les notes de calcul ;
• Les pièces contractuelles écrites et graphiques et, dans la mesure où leur connaissance est utile à l'exploitation des ouvrages, les pièces établies par l'entrepreneur.

Pour en savoir plus sur le DOE :

• La Boîte à outils chantier de la MAF, « DOE-DIUO » - chapitre n°22, p. 400-404. 
• Articles 3.24 et 17.1.5 de la norme Afnor NF P 03-001 : Marchés privés - cahiers types - Cahier des clauses administratives générales applicables aux travaux de bâtiment faisant l’objet de marchés privés, p. 43.

^{1. En se référant généralement soit au CCAG travaux (arrêté du 8 septembre 2009) pour les marchés publics, soit à la norme NF P 03-001 pour les marchés privés.}