Assurer vos locaux, c'est pérenniser votre agence

C’est avant tout une obligation légale (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, art. 7, paragraphe 9) : vous devez assurer le local dans lequel vous exercez afin de couvrir vos outils de travail, la responsabilité locative de votre entreprise, et le risque que fait peser un sinistre sur votre activité.

Incendie, inondation, vol et vandalisme, bris de glace… les risques sont multiples et peuvent entraîner des frais supplémentaires d’exploitation (location de matériel ou de locaux, installations provisoires, recours à des fabrications extérieures, frais exceptionnels de transport…) mais aussi des frais supplémentaires additionnels (pénalités de retard éventuellement mises à votre charge, etc.)..

Assurer une reprise rapide de l’activité

Passé le choc de voir ses locaux détruits par un incendie, ou le sentiment désagréable de l’intrusion suite à un cambriolage, vous devrez maintenir votre activité. Car si vous n’avez plus de locaux ou plus de matériel, vos maîtres d’ouvrage ont des délais et des budgets à tenir.

C’est le plus grand des dangers : interrompre trop longuement l’activité de l’agence et se retrouver dans une situation délicate entre la réparation du sinistre et vos clients qui vous attendent. En assurant vos locaux à la MAF, vous assurez également les biens mobiliers de votre agence. En cas de sinistre des fonds sont débloqués en urgence afin de vous permettre de relancer votre activité dès que possible.

Faire un bilan régulier de son besoin d’assurance

Il ne vous reste plus qu’une bonne habitude à prendre pour définitivement mettre toutes les chances de votre côté  : faire un point régulier de vos besoins de protection. Pourquoi ? Lorsque vous avez souscrit votre assurance, vous emménagiez dans de nouveaux locaux, et vous n’étiez alors que trois personnes à les occuper. Concours remportés, projets réalisés, vous êtes aujourd’hui une dizaine  : plus de postes de travail qu’il est nécessaire de déclarer à votre assureur afin de disposer des garanties adaptées à la valeur de vos équipements. Limiter les tracas au moment où vous aurez besoin d’être accompagné !
 

Les recommandations de Gilles Caloiaro, responsable de MAF Conseil

Comment limiter les risques de cambriolage dans vos locaux ?

Ranger les ordinateurs le soir, et baisser un rideau métallique, ou a minima occultant, sur les ouvertures de l’agence, a fortiori si vous êtes en rez-de-chaussée.

• Installer une serrure trois points sur la porte d’entrée.
• Conserver l’ensemble des factures relatives à vos achats de matériels informatiques.
• Planifier des sauvegardes régulières de tous les ordinateurs de l’agence (en physique [disques durs] ou dématérialisé [cloud]), afin d’assurer une reprise rapide de l’activité.
• En cas de présence de sous-locataire dans vos locaux, demander une attestation d’assurance chaque année.
• Être particulièrement vigilant lors de rendez-vous extérieurs, et notamment, à l’occasion de déjeuner au restaurant : beaucoup d’ordinateurs portables et de tablettes disparaissent dans cette circonstance…

Quels sont les points à vérifier sur votre contrat d'assurance bureaux ?

• Pensez à actualiser le montant de votre capital garanti : Travaux d'aménagement ou d'extension, acquisition de mobilier, d'appareils informatiques, modifications des clauses du bail...
• Évaluez périodiquement les garanties et demandez une modification des capitaux garantis dès lors que les éléments qui ont servi à mettre en place votre contrat initial ont été modifiés.

Les questions à vous poser pour ajuster votre couverture :

• Pour quel montant suis-je assuré ?
• Suis-je assuré pour le matériel portable ?
• Suis-je assuré pour les frais / pertes d’exploitation ? Pour quelle superficie suis-je assuré ?
• Etc.